事業所を閉じたあとも、記録は必要になります
アルバトロスの「データ維持プラン」は、事業所を閉鎖したあともアカウントを削除せず、過去のデータを安全に残しておくためのプランです。
通常の解約ではデータは破棄され、あとから取り出すことはできません。閉鎖後に届く返戻・過誤調整・実地指導や監査への対応に備え、必要な記録を残しておくためのものです。
閉鎖後も、事業者としての責任は続きます
事業所を廃止・閉鎖しても、過去の給付費請求について、後日あらためて確認（監査等）の対象となることがあります。障害者総合支援法・児童福祉法は、「事業者であった者」に対しても、報告や帳簿書類の提示を求められる旨を定めています。
- 帳簿書類の保存義務は、閉鎖後も続きます。 ただし、記録の「保存」だけであれば、必要な書類を印刷・エクスポートして保管すれば足ります。
- 本オプションが役立つのは、返戻・過誤調整など「システム上で対応する必要がある期間」です。 閉鎖後もこうした対応が届くことがあり、そのときにデータを操作できる状態にしておくためのものです。
- 通常解約ではデータが破棄されます。 対応が済む前に消してしまうと取り出せません。必要なデータを出力し終えてから解約いただけます。
保存すべき期間や対応の要否は、指定権者（都道府県・市町村）によって取扱いが異なります。判断に迷う場合は、指定権者にご確認ください。
自社に誤りがなくても、訂正が必要になることがあります
同じ利用者を複数の事業所で支援している場合、利用者負担の上限額は1か所（上限額管理事業所）でまとめて管理されます。そのため、他の事業所が過去分の請求を訂正すると、その影響で自社の請求も訂正・再請求が必要になることがあります。
これは自社にまったく誤りがなくても起こります。 すでに事業所を閉じていても、他事業所の都合で対応を求められることがあり、そのときにシステム上でデータを操作できる状態にしておく必要があります。実際によく発生するケースです。
このプランでできること・できないこと
できること
- ログインして、過去のデータを閲覧・出力（エクスポート／印刷）
- 返戻対応や、過誤による上限管理の再計算など、既存データの修正
- 他事業所の請求修正に伴う連動対応
できないこと
- 新規請求月の作成（新たな請求は行えません）
データ修正機能は、返戻対応や過誤調整など正当な訂正のための機能です。監査・返還対応では、記録を閲覧・出力して提示できることが重要になります。
保持期間の選び方
ご状況によって、必要な保持期間は変わります。
| ご状況 | 主な目的 | 目安 |
|---|---|---|
| 通常の閉鎖・事業譲渡 | 返戻対応・月遅れ請求の完了 | 短期（3〜6ヶ月） |
| 過誤調整や連動修正が見込まれる | 他事業所の請求修正への連動対応 | 中期（6〜12ヶ月） |
| 返還・監査への備えが必要 | 記録の提示・保存義務への対応 | 長期（12ヶ月〜） |
返戻や過誤対応が続く見込みの間は、システムを動かせる状態にしておくと安心です。対応が落ち着いたら、必要なデータを印刷・エクスポートして保存し、解約いただけます。長期の保管そのものは、出力した書類で足ります。
料金（1事業所あたり）
| 期間 | 月額 |
|---|---|
| 3ヶ月〜11ヶ月 | 1,980円 |
| 12ヶ月以上 | 980円 |
※最小申込期間は3ヶ月です。
よくあるご質問
Q. 閉鎖したのに、なぜデータを残す必要があるのですか？
A. 閉鎖後も監査・過誤調整・返還請求の対象となることがあり、帳簿書類の保存義務も続くためです。記録を提示できる状態を保つことが、リスクへの備えになります。
Q. 自社は請求ミスをしていません。それでも必要ですか？
A. 必要になることがあります。同じ利用者を複数の事業所で支援している場合、他の事業所が過去分を訂正すると、利用者負担上限額の管理を通じて、自社の請求も訂正・再請求が必要になることがあります。自社に誤りがなくても発生する、実際によくあるケースです。
Q. 帳簿の保存は5年と聞きました。5年間ずっと契約が必要ですか？
A. いいえ。記録の「保存」だけであれば、必要な書類を印刷・保管すれば足ります。本オプションが役立つのは、返戻・過誤調整などをシステム上で対応する必要がある期間です。対応が落ち着いたら、データを出力して解約いただけます。
Q. 解約するとデータはどうなりますか？
A. 通常解約ではデータは破棄され、復元できません。必要なデータを出力してから解約いただけます。
Q. 閉鎖後に新しい請求はできますか？
A. 新規請求月の作成はできません。閲覧・出力と、既存データの修正（返戻・過誤対応）が可能です。
お申し込み・ご相談
閉鎖の予定が決まったら、データ破棄の前にご相談ください。