利用開始のときに、これまでお使いのシステムから出力した利用者データをお送りいただければ、当社でアルバトロスに設定します。
変換の対象はご利用者様の情報です。提供実績のデータの変換は承っておりません。
当社では入力作業ではなくデータ変換作業として承っています。そのため、スキャンした画像などからは読み取れないことをご理解ください。
お送りいただきたいデータ
基本は、これまでお使いのシステムから出力した利用者データです。国保連の請求データを添えていただくと、利用者データに無い情報を補えます。
| データ | 含まれている主な情報 |
|---|---|
| これまでお使いのシステムの利用者データ（基本） | 漢字の氏名、児童の生年月日、保護者の電話番号、住所など |
| 国保連の請求データ（添えていただくもの） | 市区町村番号、加算、上限管理など |
請求データに含まれるのは、その月に請求のある利用者の分だけです。そのため、その月に請求がない利用者の情報は読み取れないことをご了承ください。
これまでお使いのシステムの利用者データ
対応しているシステム
LITALICO（発達ナビ）、カイポケ、かんたん請求、海舟、楽々ケアなどの実績があります。お使いのシステムから出力した利用者データを、そのままお送りください。システムから出力できない場合は、事業所で作成したエクセルやPDFの名簿でも承ります。
データの形式
- Excel / CSV / Google スプレッドシートがおすすめです。
- PDFは、形式によっては読み込めないことがあります。
最低限いただきたい情報
- 児童のお名前とふりがな
- 保護者（受給者証上の利用者）のお名前とふりがな
- 受給者証番号
- サービスの種類（多機能の場合は、放課後等デイサービス・児童発達支援など）
- 支給市区町村名と市区町村番号
あればお送りいただきたい情報
契約支給量、利用開始日、契約日、利用者負担上限額、障害児・重症心身障害児の別、児童の生年月日、受給者証記入欄番号、受給者証期限、保護者の電話番号、住所、口座振替の口座情報
ご無理なさらず、お手元の情報をお送りください。できる限り対応いたします。
利用者データに添える国保連の請求データ
国保連の請求データ（伝送用ファイル）には、利用者データでは抜けやすい情報が含まれています。利用者データに添えてお送りいただくと、その情報を補えます。ただし、含まれるのはその月に請求のある利用者の分だけです。
請求データだけでは、漢字の氏名や生年月日を設定できません。利用者データを用意できない事情がある場合は、ご相談ください。
お送りいただくファイルは、請求情報のファイルと、上限額管理結果票のファイルの2つです。伝送ではなく、ファイル保存でデータを作成してください。
請求データに含まれている主な情報は次のとおりです。
- 受給者証番号、保護者・児童のふりがな
- 支給市区町村の番号
- サービスの種類（障害児・重症心身障害児の別まで）
- 利用者負担上限額、契約支給量、契約日、利用開始日、受給者証記入欄番号
- 個別サポート加算、強度行動障害児支援加算
- 上限額管理の相手の事業所（管理・協力の別、管理結果、管理後の利用者負担額まで）
次の情報は、請求データには含まれていません。
- 漢字の氏名（保護者・児童とも）、児童の生年月日、保護者の電話番号、住所、口座情報、受給者証期限
- その月に請求のない利用者（契約したばかりの方など）
加算・上限管理などの情報について
次の項目は、元のデータに含まれていれば、できる限り設定するよう努めます。データに情報が無い場合や、形式を読み取れない場合は設定できません。国保連の請求データから取れるのも、その月に請求のある利用者の分だけです。
- 個別サポート加算、強度行動障害児支援加算
- 上限管理の情報（管理事業所・協力事業所、管理結果など）。相手の事業所番号が分からない場合は設定できません
- 市町村独自の負担上限月額
- 住所
- 口座振替の口座情報。振込に関わるため、事業所でも照合をお願いします
- 多子軽減
- 複数サービスを利用している方の、サービスごとの契約支給量・利用開始日・契約日
設定できなかった項目は、ご利用開始後にアルバトロスの画面からご入力ください。
なお、児発無償化はアルバトロスが生年月日から自動で判定するため、設定は不要です。総支給量はアルバトロスで管理していないため、対象外です。
変換のときに当社で行うこと
- 姓と名が分かれていないデータは、当社で分割します。保護者と児童で共通の姓や、ふりがなの区切りを手がかりにします。
- ふりがなは、全角ひらがなにそろえて登録します。
- いただいていない情報は、仮の値で設定します。生年月日が無い場合は、放課後等デイサービスは小学1年生、児童発達支援は3歳児として仮の日付を入れます。保護者の電話番号が無い場合は 000-0000-0000、受給者証番号が無い場合は仮の番号です。
- 当社で推定した箇所や、仮の値を入れた箇所は、作業の後に一覧でご報告します。
利用者データ変換とアカウント発行について
利用者データを変換する場合は、原則として新規お申し込みをいただいた事業所様となります。
その場合、利用者データの変換をご希望の際に先にアカウントを発行してしまうと、事業所で登録した利用者と変換した利用者が不用意に干渉してしまうことがあり、不具合の原因になってしまいます。
そのため、利用者データ変換をご希望の事業所様に対しては、利用者データの変換完了後にアカウントを発行する、という段取りにさせていただきます。ご理解いただけますようお願いいたします。
その他の注意事項
- 難しい漢字などが読み取れないことがあります。アルバトロスでは姓名の入力時にJIS第四水準までサポートしていますが、変換時にはその限りではありません。
- 当社が行うのはあくまで「データ変換作業」です。頂戴したデータを正しく変換することが私たちの責任です。請求のための正確性を必ずしも担保できるものではありません。
- データ変換は20件程度から承っております。件数が少ない場合、情報のやりとりをするよりご入力いただいた方が早いと思います。
送信方法、守秘義務などについて
ファイルは以下のフォームより送信をお願いいたします。
https://houday.rbatos.com/#/fileupload
弊社はご利用者情報を頂戴するにあたり守秘義務を有しています。ご利用前の場合は「利用を前提とした取引以前に交わされた情報」に該当します。詳しくはこちらをご確認ください。利用規約
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