アルバトロスからご家族様向けにメールを発信することがあります。こちらではメールの内容に絞ってご説明します。いくつかのトラブル確認方法や制限事項・活用方法などのヒントなどがありますのでご案内します。
ご家族様向けご案内
こちらからダウンロードしてご利用下さい。
メールの種類
- 連絡帳メール（ご利用通知・今日のご様子）
- 一斉通知メール
- 請求書・受領書など
現在、上記のメールを送信することが出来ます。
メールとアクセスキーの登録
メインメニュー→連絡帳→アクセスキーから登録します。メールを登録するには「メールアドレス」と「アクセスキー」が必要になります。メールアドレスの登録は利用者情報→基本と共通です。アクセスキーから変更すると基本情報も連動して変更されます。
きょうだい児で別々のメールアドレスが登録されている場合、再入力が必要になります。同じ保護者様に届くメールなので同じアドレスが設定することが必要です。
メールの登録だけでは保護者様にメールは届きません。アクセスキーの設定が必要になります。メールと届けたい保護者様にはアクセスキーを設定して下さい。
メールを登録してあるけどこの保護者様にはメールで連絡できないというケースもあるかと思います。その場合、アクセスキーを設定しなければメール配信はされません。
関連項目：連絡帳機能のアクセス設定
連絡帳・今日のご様子メール
連絡帳本体に当たるメールです。メインメニュー→連絡帳→メッセージ選択から送信されます。写真付きで送付することが出来ます。送信ボタンで即時送信されます。
ログインしたアカウントのメールアドレスと設定画面でBCC設定したメールアドレスに控えが送信されます。
ログインアカウントにエイリアス機能を使っている場合、info+tanaka@xxx.comなど。メール控えの送信を調整中です。もともと+記号を使っているメールアドレスだと控え送信が届かない場合があります。
連絡帳・ご利用通知メール
メインメニュー→連絡帳→設定から設定して下さい。こちらの設定を行うとご利用の前日、朝７時から８時頃にご利用通知メールが送信されます。ご利用通知メール内のボタンを押下することによりご家族様は事業所にメッセージなどを送付することが出来ます。
設定画面でBCC設定したメールアドレスに控えが送信されます。
一斉送信メール
メッセージ選択画面から送信されます。「明日は遠足なのでお弁当をお願いします」みたいな簡単なメッセージを送ることを想定しています。文字数は140文字に限定されています。「書き込み」ボタンで即時送信されます。
ログインしたアカウントのメールアドレスと設定画面でBCC設定したメールアドレスに控えが送信されます。
送信前に確認のボタンを用意するなどの改善を検討中です。
請求書・受領書・代理受領通知
ぞれぞれがログインしたアカウントのメールアドレスと設定画面でBCC設定したメールアドレスに控えが送信されます。
請求書
サービス提供月の翌月10日以降に発行可能になります。
受領書と代理受領通知
サービス提供月翌々月の10日以降発行可能になります。代理受領通知は東京形式のみサポートしています。
メール受信のトラブル
メールが届かない→迷惑メールフォルダを確認
メールが届かない場合、迷惑メールフォルダにメールが入っていないか確認して下さい。自動送信されるメールなので迷惑メールとして認識されることが多いようです。
support@rbatosmail.comからのメールをご確認下さい。
メールが届かない→キャリアメールの設定の見直し
設定によってはメールが届かない場合があります。docomo, au, softbankなどから提供されているメールアドレス（キャリアメール）には様々な設定がありメールが受信されないようになっていることがあります。設定を見直していただけますようお願いします。
メールは届いているが読めない
文字化け（意味不明な文字の羅列）によりメール読めない事例が発生する可能性があります。また、メール内に配置されているボタンが押せないなどのトラブルも考えられます。アルバトロスのメールは以下の受信環境でテスト済みです。
- iCloud(iPhone)メール
- Gmail
- Outlook
- Yahooメール
それぞれ最新のバージョンで確認を行っています。iPhoneについては旧バージョンのiOS15（iPhone6s）でも正常に受信ができることを確認済みです。
iPhoneまたはAndroidで受信を行っている場合は最新のバージョンに更新して下さい。Androidの場合はGmailを推奨します。
メールが読めない問題について調査をご依頼の場合はご家族様がご利用になっている環境をお知らせ下さい。
- スマートフォンなどの機種
- スマートフォンやパソコンのOSのバージョン
- 使っているメールソフト
文字化け等のトラブルについては全ての受信環境をこちらで構築することは出来ません。100%の解決は難しいことをご理解下さい。
メール送信の停止
連絡帳の設定画面でアクセスキーを削除することが出来ます。アクセスキーを削除すればその保護者様にメールが届くことはなくなります。
請求書・受領書・代理受領通知についてはアクセスキーがなくても送信できるように変更しました。（2023/11/11現在）
メール送信という連絡手段について
メール送信はペーパーレス化の手段の中で最もポピュラーな手段であると考えます。ですが、全ての保護者様に連絡することを保証することは極めて困難です。
メールの受信が難しい保護者様に対しては従来通りペーパーを通しての連絡を取るなどの手段をご検討いただければ幸いです。
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